Con la reforma fiscal 2020 es muy importante que las empresas adquieran el HÁBITO de hacer un expediente permanente de sus proveedores. La intención es poder evidenciar, en caso de requerirse, que existe una relación real de negocios con los proveedores en caso de que alguno de ellos incumpla con sus obligaciones fiscales o que la autoridad los involucre en operaciones simuladas.

Este expediente se sugiere que este compuesto de lo siguiente:

  • Acta constitutiva (si es P.M.)
  • Cédula fiscal
  • Comprobante de domicilio
  • Opinión de cumplimiento fiscal ante SAT (cada 2 o 3 meses), debe ser POSITIVA
  • Contrato u órdenes de compra
  • Fotografías de establecimiento (de ser posible)
  • Página web, teléfono
  • Nombres de contactos y posición que ocupan, correos electrónicos

Adicionalmente, acostumbrarnos a tener una materialidad, por ejemplo: entradas de almacén, órdenes de compra, documentos de entregables en el caso de servicios, bitácoras de servicio, etc.

En el caso de los contratos se requieren que sean con fecha cierta, es decir, firmados ante un Fedatario Público o con copia certificada. Este también es un nuevo hábito que se debe adquirir acorde al entorno fiscal y legal que estamos viviendo en México.

Cuando existe un cambio en el entorno tenemos la opción de adquirir nuevos hábitos para estar acorde a lo que se vive. Estos 3 hábitos presentados, son necesarios en la actualidad:

  • Expediente de Proveedores
  • Evidencias de Materialidad
  • Fecha cierta

CPC Antonio Rodriguez, MBA, MEF

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